JAMALIN MURTORANNAN VESIOSUUSKUNTA
TIETOSUOJALAUSEKE
Tämä on Jamalin-Murtorannan vesiosuuskunnan henkilötietolainen 523/1999 10§ ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojalauseke (rekisteri- ja tietosuojaseloste).
1. Rekisterinpitäjä
Jamalin-Murtorannan vesiosuuskunta, Y-tunnus: 2117938-8
Murtoranta 45
81810 Jamali
https://jamuvok.fi
Sähköposti: jamuvok@gmail.com
Puhelin: 0407173224
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hallituksen sihteeri/ jäsenrekisterin ylläpitäjä
Sähköposti: jamuvok@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jamalin-Murtorannan jäsen- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käyttää rekisterin tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
– vesi- ja viemäriliittymien tarjoaminen ja toimitus
– veden kulutustietojen kerääminen (mittarilukemat)
– laskutus, maksujen valvonta ja perintä
– tiedottaminen; etenkin häiriötilannetiedottaminen
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittely perustuu Henkilötietolain 8§:n yleisiin käsittelyperusteisiin
– Liittymis- ja käyttösopimukseen
– Lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten Osuuskuntalaki sekä kirjanpitolain tuomat
velvoitteet. Laki velvoittaa tiettyyn säilytysaikaan, jota ei voi ohittaa.
5. Rekisteri sisältö
Asiakastiedot
– nimi
– yhteystiedot
Käyttöpaikan tiedot
– osoite
– sijaintitiedot
– kiinteistön rekisteritunnus ja käyttötarkoitus
– vesi- ja jätevesikäyttötiedot
– verkostokomponenttien tiedot
Muut tiedot
– laskutustiedot (mittarilukemien seuranta, laskutustapa, tiedot maksuista)
– muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka tarvitaan toimintojen tuottamiseen
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkailta vesihuoltopalvelujen liittymis- ja käyttösopimusten sekä palvelujen
siirtosopimusten yhteydessä sekä asiakkaan itse ilmoittaessa tietojensa muutoksista.
Mittarilukemat asiakkailta itseltään.
Sijainti- ja verkostokomponenttien tiedot talletetaan huoltokäyntien yhteydessä manuaalisesti manuaaliseen päiväkirjaan varautumissuunnitelman mukaisesti.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta Jamalin-Murtorannan vesiosuuskunnan ulkopuolisille tahoille muille kuin laskutusta ja tilipalvelua tuottavalle yritykselle Tilitoimisto Laskentatulos Oy:lle Joensuu. Keskinäisen sopimuksen myötä Tilitoimisto Laskentatulos Oy on henkilötietojen käsittelijä ja velvoitettu huomioimaan tietosuoja-asetusten vaatimukset omassa toiminnassaan. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen rekisteri ja arkistoaineisto
säilytetään jäsenrekisterin ylläpitäjän lukitussa tilassa.
Materiaalia ei säilytetä muualla eikä sitä luovuteta kuin tarvittavin osin kohdassa 4 selvitetyssä tarkoituksessa, esim. osuuskunnan varsinaisen kokouksen pöytäkirjan liitteeksi.
B. Sähköinen aineisto
Jäsen- ja asiakasrekisteriä ylläpidetään sähköisesti omalla verkosta irti olevassa tietokoneessa. Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ulkoiselle kovalevylle.
Laitteet ja varmuuskopioidut tiedot säilytetään lukitussa ja valvotussa nimetyn tietosuojavastaavan tilassa.
Tilipalveluyritys, joka hallinnoi laskutuksen ja kirjanpidon, vastaa sopimuksen mukaan omalta osaltaan ja tietosuojalausekkeensa mukaisesti aineiston käsittelystä.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on henkilötietolain 26§ ja 27§:n mukaisesti oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut itseään koskevattiedot. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus henkilötietolain 29§ mukaisesti vaatia mahdollisten virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa vaatia tietojensa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Ellei kohdassa 4 muuta aiheudu, rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista rekisteristä ”oikeus tulla unohdetuksi”. Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröity voi (henkilötietolaki 30§) kieltää antamiensa tietojen käytön muuhun kuin asiakassuhteen hoitamiseen liittyvään tarkoitukseen. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterin pitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.